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Libri Digitali: Attivo il Deposito Online

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Il deposito dei libri digitali è un servizio offerto dalla Camera di Commercio in tutta Italia, ciascuna società che intende avvalersi della piattaforma ha la possibilità di conservare digitalmente i documenti sociali tramite il portale senza dover più stampare il cartaceo come è stato fatto negli anni precedenti.

Il servizio permette di caricare tutti i documenti che compongono i cosiddetti libri sociali che le società sono obbligate a conservare ed esibire in caso di richiesta da parte delle autorità competenti.

Quali sono i libri obbligatori?

L’imprenditore nell’esercizio dell’attività di impresa è obbligato a registrare i fatti economici e patrimoniali che danno vita all’attività commerciale. 

L’insieme delle registrazioni tenute regolarmente creano i cosiddetti libri contabili obbligatori la cui tenuta è tra gli altri prevista dai DPR n. 633/72 disciplina IVA ed il DPR n. 600/73d disposizioni imposte sui redditi.
La gestione dell’insieme delle attività economiche e patrimoniali crea appunto i libri e registri contabili.

Tenuta libri sociali

Le società nel momento stesso della loro costituzione sono tenute alla redazione dei libri sociali, quei registri dove verranno annotate le delibere assembleari. Sono determinati dall’art.2478 che cita:

Oltre i libri e le altre scritture contabili nell’articolo 2214, la società deve tenere:
1) numero abrogato dal d.l. 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni, dalla l. 28 gennaio 2009, n. 2;
2) il libro delle decisioni dei soci, nel quale sono trascritti senza indugio sia i verbali delle assemblee, anche se redatti per atto pubblico, sia le decisioni prese ai sensi del primo periodo del terzo comma dell’articolo 2479; la relativa documentazione è conservata dalla società;
3) il libro delle decisioni degli amministratori;
4) il libro delle decisioni del collegio sindacale nominato ai sensi dell’articolo 2477.

Questi sono i libri obbligatori che racchiudono le decisioni dei soggetti incaricati alla direzione della società. 

Registri contabili

Per quanto concerne i registri contabili come stabilito dall’art. 2214 cc. essi rappresentano la trascrizione di tutti gli scambi commerciali tra la società ed i vari clienti e fornitori. Essi variano a seconda del tipo di contabilità adottata, per le società in regime ordinario sono:

  • Libro giornale:
  • Libro inventari;
  • Registro beni ammortizzabili;
  • Registri IVA, acquisto e vendite nei quali le fatture vengono numerate ed esposte con imponibile ed IVA;
  • Registri ausiliarie quali schede contabili e prima nota.

Tutti i libri e registri fino a qualche anno fa erano conservati in modalità cartacea con notevole dispendio economico e di tempo nonché di spazio. Effettivamente archiviare tutta la contabilità di un anno richiedeva uno scaffale dedicato, e considerando i tempi di conservazione, la cosa era effettivamente scomoda.

Inoltre la conservazione cartacea era soggetta comunque a deterioramento con conseguente compromissione del documento stesso.

Il portale per la conservazione dei libri in modalità digitale permette di ovviare a tutto questo con la garanzia di documenti sempre disponibili ed inalterati nel tempo. Il servizio è messo a disposizione dalle Camere di commercio d’Italia al fine di agevolare la conservazione pluriennale dei documenti.

Libri libri digitali: quali posso conservare

Il servizio permette di caricare nella piattaforma tutti i documenti che compongono l’insieme dei documenti della vita societaria, non solo indicando la numerazione ma anche archiviando digitalmente documenti facoltativi.
Infatti spesso ci sono comunicazioni contratti ed altri documenti ritenuti importanti dagli organi amministrativi che richiedono appunto una archiviazione sicura e non ingombrante.

Con l’utilizzo della fatturazione elettronica inoltre, lo snellimento della quantità di cartaceo è notevolmente migliorata al fine che è possibile supporre anche una tenuta contabile completamente digitale

Libri digitali procedura di attivazione

Il procedimento per attivare l’account dedicato alla società è facile ed intuitivo; il rappresentante legale della società accede alla piattaforma online libridigitali.camcom.it attraverso spid, Cns o altra funzione adatta al riconoscimento.
Una volta entrato nel portale la prima cosa in assoluto è registrare la società la procedura richiede il codice fiscale della società ed il codice fiscale del legale rappresentante.

Essendo un servizio fornito dalla Camera di Commercio è eseguito il riscontro del nominativo inserito. Il consiglio, nella eventualità che ci siano delle pratiche di variazioni amministratore non ancora evase, è di attendere che vengano adeguati i dati negli archivi della Camera di Commercio con l’evasione della pratica.

Successivamente si firma digitalmente il contratto, si carica nel portale: da questo momento in poi il servizio è attivo per un anno.
Il canone  è pari a € 61,00 Iva compresa da saldare on-line tramite il servizio pagopa.
Alla scadenza dell’abbonamento il servizio si potrà rinnovare per lo stesso periodo, pagando il relativo
canone. 

Se il rappresentante decide di non rinnovare l’abbonamento i dati salvati non sono perduti: é infatti possibile visionare e stampare i documenti nel portale per i cinque anni successivi alla scadenza del servizio.

Nel portale libridigitali è presente una sezione che permette al rappresentante legale della società di delegare un terzo soggetto alla operatività nel portale. Attivando la delega che potrà essere operativa o firmataria, il delegato indicato dal rappresentante legale, potrà operare in relazione alla delega ricevuta. 

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